Masterdatahantering eller referensdatahantering: vilket behöver du?
Två produktkategorier blandas ofta ihop: masterdatahantering (MDM) och referensdatahantering (RDM), som också kallas referensdataregister. Leverantörernas marknadsföring suddar ut gränsen. Ett felköp blir dyrt.
De löser olika problem. Välj den som passar det problem du faktiskt har.
Sida vid sida
| MDM | RDM | |
|---|---|---|
| Hanterar | Komplexa affärsobjekt | Värdelistor |
| Exempel | Kunder, leverantörer, produkter | Landskoder, statusvärden |
| Viktigaste funktion | Matchning, regler för sammanslagning, hierarkier | Fastställda listor |
| Typiskt antal poster | Tiotusentals till miljontals | Tiotals till tusentals |
| Typiskt antal attribut per post | Tjugo eller fler | Två till fem |
| Kostnad | Hundratusentals per år | Tiotusentals till hundratusentals |
| Införande | Sex till arton månader | Några veckor till några månader |
| Frågan den besvarar | ”Är de här två posterna samma sak?” | ”Vilka värden är tillåtna i det här fältet?” |
Vilket problem har du?
Välj MDM om frågorna som skaver låter så här:
- ”Är det här samma kund som den där, eller är det två olika?”
- ”Vilken av de här leverantörsposterna är den rätta?”
- ”Varför syns Anna Lindqvist och Anna Lindkvist som en och samma kund?”
Det här är identitets- och matchningsproblem. Lösningen bygger på ungefärlig matchning (fuzzy matching), regler för vilket värde som vinner vid sammanslagning, hantering av hierarkier och arbetsflöden för dataförvaltare.
Välj RDM om frågorna som skaver låter så här:
- ”Vilka värden är tillåtna för status?”
- ”Varför använder ekonomi andra landskoder än sälj?”
- ”Vilka kostnadsställen är aktiva just nu?”
Det här är problem med listhantering. Lösningen bygger på listor som gäller, tydliga ägare, ändringshistorik och att ändringar når systemen längre ned i kedjan.
Det vanliga misstaget
Företag köper MDM för att det är den kategorin de har hört talas om. Men problemet de har är ett RDM-problem. De betalar hundratusentals euro för funktioner de aldrig kommer att använda, och införandet drar ut ett år innan det ger något. Enligt vår grova räkning borde ungefär två tredjedelar av alla MDM-utvärderingar vara RDM-utvärderingar.
Ett typiskt exempel: ekonomiteamet klagar på att kundkoderna inte stämmer mellan affärssystemet och CRM-systemet. IT föreslår MDM. Arton månader och en miljon euro senare stämmer koderna fortfarande inte. Det egentliga problemet var att det fanns två olika listor över ”aktiva kunder” i två olika system, och ingen av dem var sanningskällan. Ett RDM-projekt hade löst det på tre månader för en tiondel av kostnaden.
Ta det i rätt ordning
De flesta team bör:
- Bygga RDM först. Billigare, snabbare och ett vanligare problem.
- Se vad som är kvar. Handlar det som fortfarande skaver om identitet och matchning är det signalen för MDM.
- Först då utvärdera MDM på allvar.
Att göra tvärtom är en dyrare läxa: börja med MDM och sedan upptäcka att du ändå behöver ett lager med referensdata under.
Vanliga frågor
Är MDM och RDM samma produkt hos vissa leverantörer? Vissa leverantörer säljer dem som ett paket. Paketet är bra om du verkligen behöver båda. De flesta team betalar för paketet och använder bara RDM-delen.
Kan vi bygga RDM själva? Ja, för små listor. Men det blir dyrt att bygga så fort flera ska kunna redigera och ni behöver spårbarhet och API:er. Färdiga RDM-produkter är så billiga att det oftast lönar sig bättre att köpa än att bygga.
Var passar radnivåsäkerhet in? Radnivåsäkerhet (RLS) är en funktion, inte en produktkategori. Den kan finnas i både MDM och RDM. Den spelar störst roll för dataprodukter av RDM-typ, där olika användare ser olika delar av samma lista.
Och datalagret då? Datalagret är där analysdatan lagras, och varken MDM eller RDM ersätter det. Listorna som hanteras i RDM och objekten som stäms av i MDM måste fortfarande ligga någonstans. Datalagret ligger efter båda i kedjan.