Versionshantering för datamappningar, och varför Excel saknar den
Utvecklare har haft riktig versionshantering i decennier. Varje ändring har en författare, en tidsstämpel, en beskrivning och en fullständig diff mot läget innan. Ändrar två utvecklare samma fil samtidigt slår systemet ihop ändringarna eller flaggar en konflikt. Historiken går att söka i hur långt tillbaka som helst, utan att något går förlorat.
Sedan börjar samma utvecklare i ett datateam och upptäcker att mappningsfilerna ligger i Excel på SharePoint, där ”versionshantering” betyder ”filen har femtio versioner och med lite tur kan du öppna någon av de äldre”.
Skillnaden är större än den verkar.
Det här ger riktig versionshantering
- Vem som gjorde varje ändring. Inte ”filen ändrades av Alex kl. 15:00”, utan att just den här cellen på just den här raden ändrades från X till Y vid exakt den här tidpunkten, av Alex.
- Varför varje ändring gjordes. Ett obligatoriskt fält. ”Ny valuta inför lanseringen i Brasilien.” ”Rättat stavfel.” ”Kund 14271 omklassad från grossist till detaljhandel på begäran av ekonomi.”
- Parallella ändringar. Två personer kan ändra olika delar samtidigt utan att skriva över varandra. Rör de samma del flaggas konflikten innan något sparas.
- Tidsresor. Du ser hur datan såg ut vid vilken tidpunkt som helst bakåt i tiden.
- Återställning. Rulla tillbaka till ett visst tidigare läge. Själva återställningen sparas som en ny ändring.
Det Excel låtsas ge dig
| Funktion | Vad den faktiskt gör |
|---|---|
| Versionshistorik i SharePoint | Sparar versioner av filen, inte av datan |
| ”Spåra ändringar” (Track Changes) | Utfasad, måste slås på före ändringen |
| Flik med manuell ändringslogg | Fylls i när någon kommer ihåg det |
| Kommentarskolumn | Frivillig, oftast tom |
| Låsta celler | Kringgås av alla som har lösenordet |
På håll ser det ut som versionshantering. När det väl gäller håller det inte.
SharePoint sparar filen när någon sparar, inte när något ändras. Två ändringar i samma sparning går inte att skilja åt. En stor inklistring går inte att skilja från en enda noggrann ändring.
”Spåra ändringar” i Excel måste vara påslaget innan ändringen görs. Är funktionen avslagen syns ändringen inte alls. Microsoft fasade ut funktionen 2016.
Manuella ändringsloggar fylls i när någon kommer ihåg det. När frågan väl blir viktig saknas raden.
Därför spelar det roll
Förr eller senare vill någon viktig veta vad som har hänt. En revisor. En tillsynsmyndighet. En controller som undrar hur en viss siffra i balansräkningen blev som den blev. En vd som undrar varför en kund ligger i fel segment.
Så här brukar det se ut: en controller märker att en kunds klassning har ändrats från grossist till detaljhandel någon gång under förra kvartalet, och att ändringen påverkade vilken intäktsström kunden hamnade i. Med versionshantering räcker det med en sökning: när, av vem och varför. Utan den blir svaret en halv dags detektivarbete eller en gissning.
Ett system som är byggt för mappningar sparar varje ändring per rad och användare, med gammalt och nytt värde. gridmap har också stöd för mjuk radering (soft delete) med återställning, så en radering av misstag går att ångra i stället för att bli en utredning.
Kan ditt team inte svara på ”vem ändrade det här värdet, när och varför?” med två klick har ni ingen versionshantering. Ni har en säkerhetskopia.