Därför får du en egen version av samma Excelfil från varje avdelning
Du ber tre avdelningar om kundlistan. Du får tre filer, och alla har olika kolumner. Sälj har region och segment. Ekonomi har kundansvarig och land, med hela landsnamn i stället för tvåbokstavskoder. Marknad har alla tre, med andra segmentvärden än sälj.
Du frågar vilken som är rätt. Varje avdelning säger att det är deras. Och alla talar sanning, sett från sitt eget håll.
Det är ingen slump utan en följd av hur organisationen fungerar, och det är bra att veta innan du lägger en vecka på ett skript som ska normalisera alltihop.
Varje avdelning har sitt eget uppdrag. Sälj säljer. Ekonomi fakturerar. Marknad kör kampanjer. Varje uppdrag kräver lite olika uppgifter om samma kund. Sälj behöver segmentet eftersom genomgången av säljtratten utgår från det. Ekonomi behöver kundansvarig eftersom fakturorna går till den personen. Marknad behöver båda och dessutom kampanjtaggar. Kolumnerna glider isär eftersom arbetet glider isär. Det sker lokalt, men datan är gemensam.
Varje avdelning lägger till kolumner när den behöver dem, byter namn på värden när teamet börjar använda nya begrepp och tar bort kolumner som den inte längre har nytta av. Ingen av ändringarna är fel. Lokalt är de rätt, och det är därför ”kundlistan” inte är en enda lista.
Lösningen är inte en masterfil
Första försöket brukar vara att slå ihop de tre filerna. Det misslyckas, eftersom nycklarna inte stämmer överens. Kundnumren hos sälj har ett prefix som ekonomi inte har. Marknad har ett helt eget ID. Du lägger två dagar på ett normaliseringsskript. När du är klar har sälj uppdaterat sin fil, och skriptet är redan inaktuellt.
Rätt väg är inte en enda fil, utan att skilja de gemensamma attributen från de lokala.
| Gemensamt (centralt, en ägare) | Lokalt (avdelningens egna) |
|---|---|
| Kund-ID | Säljsegment |
| Juridiskt namn | Kundansvarig |
| Land | Steg i säljtratten |
| Valuta | Kampanjtaggar |
| Status | Servicenivå |
Gemensamma attribut hör hemma i ett centralt register. En enda sanningskälla som alla läser från. Lokala attribut stannar hos avdelningen som använder dem. Andra kan läsa dem via ett dokumenterat gränssnitt, men det är avdelningen som underhåller dem.
Det svåra är att bestämma vad som är gemensamt. De flesta attribut ser självklart gemensamma ut tills du tittar närmare. Ta land: det finns registreringsland, faktureringsland och det land där verksamheten bedrivs. Avdelningarna bryr sig om olika varianter. Lägg in alla tre i registret med tydliga namn och låt varje avdelning välja.
Så ser det ut när det fungerar
När uppdelningen väl är gjord blir frågan mycket mindre. Sälj skickar kund-ID och segment. Ekonomi skickar kund-ID och kundansvarig. Marknad skickar kund-ID och taggar. Alla joinar på kund-ID:t, som är detsamma överallt eftersom det ligger i det centrala systemet. Sammanslagningen blir enkel och normaliseringssteget försvinner.
Om ditt centrala team fortfarande slår ihop avdelningarnas filer varje vecka betalar du för att ett register saknas. Kostnaden syns inte på någon budgetrad. Den syns som timmar som seniora analytiker lägger på att stämma av, när de kunde ha byggt något.