Samla hundratals mappningsfiler i Excel utan att göra allt på en gång

Räkna efter hur många filer med referensdata ditt företag faktiskt har. Siffran brukar överraska. Medelstora företag har oftast mellan 200 och 1 000 sådana filer, utspridda över SharePoint, nätverksenheter, OneDrive och mejlbilagor. Få av dem hålls uppdaterade. Många är kopior av varandra. Förvånansvärt många innehåller data som ingen längre vet vem som har lagt in.

Det är frestande att ta allt på en gång. Det går nästan alltid fel.

Därför spricker det stora projektet

Filerna hänger inte ihop tekniskt, men de hänger ihop i organisationen. Varje fil har folk som bryr sig om den, och de har ont om tid och annat att göra. Ett konsolideringsprojekt som kräver att alla engagerar sig samtidigt drar ut i två år och avslutas utan att de någonsin har varit med på riktigt.

Det som fungerar är att gå stegvis, börja där det gör ont och ha tålamod nog att låta gamla filer ligga kvar ett tag.

Så går du tillväga

Steg 1. Välj listan som ställer till mest besvär. Inte den största. Inte den mest strategiska. Den som gör ont i vardagen just nu. Valutakoder som inte stämmer mellan två system. Kundtyper som betyder olika saker för sälj och ekonomi. Kostnadsställen som controllern har klagat på i månader.

Steg 2. Flytta den. Lägg in den i ett register. De flesta plattformar, även gridmap, kan importera CSV- och Excelfiler direkt. Ta reda på vem som äger listan. Låt systemen längre ned i kedjan läsa från registret. Kör registret parallellt med den gamla filen i en månad. När ingen längre läser den gamla filen arkiverar du den.

Steg 3. Låt den andra flytten bli enklare än den första. Nu har teamet hunnit bilda sig en uppfattning. De vet vilka listor som är värda att flytta härnäst och vilket motstånd de kan räkna med.

Steg 4. Upprepa tills filerna som är kvar uppenbart inte är värda mödan. Du kommer inte att flytta allt. Poängen är att flytta de listor som spelar roll.

Tre sorters filer blir kvar

Efter tio eller femton flyttar hamnar filerna som är kvar i tre grupper.

Kategori	Mönster	Åtgärd
Används aktivt	Riktig ägare, ändras regelbundet	Flytta som vanligt
Används sällan	Årliga listor, arkiv	Flytta när det passar
Ingen ägare, inga ändringar	Ingen använder dem, ingen tar bort dem	Märk som arkiverad, titta igen om sex månader

Den tredje gruppen är svårast. Flytten kostar på riktigt, men värdet är oklart. Låt filerna ligga kvar. Rör ingen dem på sex månader arkiverar du dem ordentligt. Rör någon dem är det signalen att flytta.

Misstag att undvika

Inventera inte allt först. Inventeringen tar tre månader och slutar i ett kalkylark som ingen läser. Börja med listorna som gör ont och låt inventeringen växa fram efter hand.

Kräv inte att alla är överens om vilken version som gäller innan du börjar. Flytta en version. Att den ligger i registret gör den till den version som gäller. Den som inte håller med kan ändra den. Diskussionen går från ”vilken fil är rätt?” till ”vad ska det stå i registret?”, och den diskussionen leder någonstans.

Lova inte att flytta allt. Vissa listor hör till team som snart ska omorganiseras eller till processer som snart ska ersättas. Två månader på att flytta dem är bortkastad tid.

Radera inte de gamla filerna direkt efter flytten. Låt dem ligga kvar med en tydlig hänvisning till var listan finns nu. Folk kommer att hitta till de gamla filerna via gamla länkar i ett år eller mer. Hänvisningen sparar dem en timmes letande varje gång.

Så mäter du ”klart”

Målet är inte noll Excelfiler. Målet är att varje lista har en enda version som gäller, och att de övriga är märkta som arkiv med en hänvisning dit.

Fel mått	Rätt mått
Antal borttagna filer	Frågor som får ett entydigt svar
Antal genomförda flyttar	Oenigheter som avgörs med ett uppslag
Andel inventerade filer	Tid från fråga till svar

När rätt mått rör sig åt rätt håll fungerar konsolideringen, även om antalet filer knappt har ändrats.