Lösningar / Excelkaos

14 Excelfiler blir ett register.

”Finance_FINAL.xlsx”, ”Finance copy.xlsx” och ett utkast som ingen godkände. gridmap ersätter högen med ett enda register, med ändringshistorik och behörigheter.

Se kalkylarken bli ett enda register
I dag
Med gridmap

Excel som sanningskälla är en risk du bär på

Rapporterna hänger på rätt fil
När en rapport eller pipeline läser från en mappningsfil kan en enda fel cell sprida sig till alla rapporter som använder filen. Ändringar borde valideras och spåras automatiskt.
Det tar tid att hitta rätt version
”Budget_Codes_FINAL_v3_UPDATED.xlsx”. När referensdata finns på flera ställen tar det längre tid än det borde att hitta den senaste versionen.
Filer är svåra att skydda
I delade mappar är det svårt att styra vem som får ändra vad. Ett system som är byggt för det ger dig detaljerade behörigheter och en granskningslogg från början.
Ändringshistorik sparar tid
När något ser fel ut och du ser exakt vad som ändrades, när och av vem, blir ett långt letande en snabb kontroll.

Byt kalkylarken mot ett system byggt för jobbet

Register i stället för kalkylark
Kolumner med datatyp (text, tal, datum, sant/falskt, rullistor) och obligatoriska fält, så att en datumkolumn bara innehåller datum.
Importera Excelfilerna du har
Ladda upp CSV- eller Excelfiler direkt. Raderna matchas på primärnyckeln, så uppdateringar slås ihop utan dubbletter, och du kan alltid exportera tillbaka till Excel.
Hela historiken på varje rad
Varje ändring sparas: vem, när och vad som stod där innan. Raderade rader kan återställas tills en administratör tar bort dem för gott.
Behörigheter på radnivå
Ekonomi ser ekonomikoderna och verksamheten ser sina koder, utan att någon behöver hålla ordning på det.
Synka från datalagret
Anslut till Snowflake, SQL Server, BigQuery eller en annan databas som stöds, och håll referensdatan synkad enligt schema.
API för systemen längre fram
BI-verktyg, ETL-pipelines och andra applikationer läser de aktuella mappningarna via ett REST-API.

Vart tar tiden vägen i dag?

Tänk på tiden teamet lägger i dag på att leta efter rätt fil på delade enheter, kontrollera hårdkodade värden i SQL, köra om rapporter som stannade på ett mappningsfel eller spåra en felaktig siffra bakåt genom flikar, rader och celler. Några timmar i månaden blir snabbt många. Med strukturerad data, automatisk versionshantering och tydliga behörigheter får ni tillbaka den tiden från första dagen.

Se hårdkodad SQL och kalkylark bytas ut
Vanliga frågor

Frågor och svar

Varför ska vi sluta använda Excel för referensdata? ⌄

Excel fungerar bra för egen analys, men inte som ett gemensamt register som många är beroende av. Det finns ingen ändringshistorik, behörigheterna slutar vid vem som har filen, det finns inget API för andra system, och en enda felaktig ändring kan förstöra alla rapporter som bygger på filen. gridmap behåller den välbekanta tabellen och lägger till datatyper, ändringshistorik, behörigheter och ett API.

Kan vi importera våra befintliga Excelfiler? ⌄

Ja. Ladda upp CSV- eller Excelfiler direkt i gridmap. Raderna matchas på primärnyckeln, så uppdateringar slås ihop med befintliga rader i stället för att bli dubbletter.

Hur fungerar ändringshistoriken? Kan vi ångra en felaktig ändring? ⌄

Varje ändring av en rad i ett register sparas automatiskt: vem som gjorde den, när och vad som stod där innan. Du kan se hela historiken för vilken rad som helst och återställa en tidigare version. Borttagna rader sparas och kan återställas, om inte en administratör tar bort dem för gott.

Vad händer om någon raderar data av misstag? ⌄

En rad som tas bort markeras som borttagen men finns kvar, och den kan återställas via filtret ”Show deleted”. Bara en administratör kan radera rader för gott, och då försvinner även deras historik. Granskningsloggen visar vem som tog bort en rad och när.

Hur kan olika team dela ett register utan att se varandras data? ⌄

Med radnivåsäkerhet (RLS) bestämmer du vilka rader varje användare eller grupp får se och ändra i samma register. Ekonomi ser kostnadsställenas koder, verksamheten ser produktkoderna. Åtkomsten sköts automatiskt, så det finns inga separata filer eller flikar som kan glida isär.

Ersätter gridmap vårt datalager? ⌄

Nej. gridmap fungerar tillsammans med datalagret. Det ansluter till PostgreSQL, SQL Server, Snowflake, BigQuery och Microsoft Fabric för att läsa källvärden och fånga upp ändringar, och lämnar mappningar och referensdata till BI-verktyg, ETL-pipelines och andra system via ett REST-API.

Hur lång tid tar det att flytta från Excel? ⌄

En fil är en import: ladda upp den, para ihop kolumnerna, så ligger raderna i ett register med ändringshistorik från och med nu. Större flyttar med många filer kan ni ta en fil i taget. Register ingår från och med Basic. Kontakta oss så sätter vi upp det.

Ge mappningsdatan ett riktigt hem.

Be om en gratislicens utan tidsgräns, eller prata med oss om en plan med register.

Vi sätter upp varje konto själva och svarar per mejl. Inga nyhetsbrev.
Se priser →